時間管理技巧的本質並非管理時間,這 3 大核心概念才是真正重點!

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過去我在時間管理上一直有個疑問「時間這麼一個抽象的東西,到底該怎麼管理?」

當時很想掌握時間管理技巧的我,以為好好善用時間,就是把自己的時間填滿、盡量完成更多的事,但到頭來,還是有種無法好好掌握工作生活的感受?

直到研究了一些時間管理的技巧、法則後,才發現他們在談的都不是管理「時間」,而是在

  • 管理重要性:把時間花在真正重要的事情上
  • 管理專注力:讓真正重要的事能專心被完成
  • 管理精力:保持動力與能量,讓真正重要的事能專心被完成

我自己親身實踐管理好這三大重點後,時間掌握感確實有效提高。因此,期待能透過這篇文章幫助被時間追著跑的你多擁有一點餘裕。

時間管理技巧 1:管理重要性

不知道你有沒有過這樣的感覺,即使每天行程排滿滿,感覺似乎完成滿多事的,一整天下來仍然覺得空虛,缺乏對工作生活的掌握感。

會有這樣的心理狀態,很可能是你心中覺得有更重要的事必須去做,但每天在完成的卻是一些無關緊要的事。

運用時間管理四象限,分清楚「緊急」跟「重要」的事

當我們接收到任務或待做事項時,先不急著把他排進每日行程裡,試著攤開時間管理四象限─艾森豪矩陣(註解一),釐清每件事的「重要性」跟「緊急性」

以我自己為例,本週我想完成的待辦事項有以下:

  • 買油漆組
  • 剪輯Podcast音檔(EP31-35)
  • 上架Podcast音檔+撰寫簡介(EP31-35)
  • 讀《與成功有約》並分享心得
  • 打包搬家行李
  • 打掃+佈置新家
  • Podcast行銷宣傳素材(EP31-35)
  • Podcast受訪者邀約
  • 做瑜伽
  • 完成寫作策略地圖
  • 規劃研所目標
  • 看斯卡羅
  • 上線上課程
  • 研究知識管理

接下來我就會依據以下評斷標準:

  • 重要的事:高報酬率、對未來有價值、符合我人生規劃的事
  • 緊急的事:通常有deadline,不做可能會影響到他人或造成其他困擾的事

來劃分出我的時間管理四象限:

時間管理技巧的本質並非管理時間,這 3 大核心概念才是真正重點!
圖/艾森豪矩陣使用範例

重要性不只是當下,更要看自己的職涯

很特別的是,因為開始使用時間管理四象限後,我發現當前工作所做的任務幾乎不符合我的重要性原則。

我未來並沒有想成為音頻剪接師的規劃、持續做 podcast 企劃負責人也耗費了我許多時間去做那些真正重要的事,於是我就決定離職了XD

因此我認為這裡的「重要性」不只是評估當下感覺重要的事,在我們沒有認真思考過前,其實很容易覺得每件事都「重要又緊急」,像是為了維持 podcast 節目順利營運,每週的音檔確認及上架看起來的確重要又緊急,但若拉長遠自身的生涯規劃、價值取向來看,他可能就落入了「緊急但不重要」的項目裡了。

推薦你閱讀:為什麼很多人做不好自己的職涯規畫?4大職涯規劃困難分析給你聽

根據重要性分配待辦清單

用時間管理四象限盤點完週計畫後,我會再根據這四象限安排每日的 To-Do List:

  • 「重要但不緊急」的事每天至少安排一項,因為這些事是最需要長遠累積、真正能改變你對時間掌握感的事。
  • 第二順位處理「緊急又重要」的事情,讓工作事項還是能順利推進。
  • 再來才是「緊急但不重要」的事,且這類事情也可以評估看看是否能外包給別人做。
  • 最後是「不緊急也不重要」的,雖然這類事情看似不太該做,但或許也可以轉化一下,讓他成為「休息清單」,有時我們還是需要放空、無所事事一下的。
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做好重要性管理後,你已經知道該將時間花在哪些事情上。不過,知道該做什麼,並不一定代表我們會在時間內順利完成,而這就要談到第二個核心概念 ─ 專注力。

時間管理技巧 2:管理專注力

「分心」是從學生到職場一直困擾著許多人的問題,尤其在大量資訊穿梭的現在,我們實在很容易被突如其來的想法、事件、訊息打擾。

像我自己在寫這篇文章時大概就有分心了 2、30 次吧,總是會突然想到要去洗個衣服、查資料時看到別的有趣文章或是跳出電子報通知好奇又點進去看,這些轉移的注意力大大降低了我們的生產力,使得工作時間無止盡的拉長、挫敗感也越來越高。

創建一個「清空大腦」清單

心理學上有一種現象叫做「柴嘉尼效應」(Zeigarnik Effect)(註解二),指的是我們對未完成任務的記憶度較高,也帶給我們較多的精神壓力。當我們心中一直覺得有件事懸在那裡未完成時,就容易影響到現在手上正在做的事情。

為了讓腦袋減壓,我創建了一個「清空大腦」的清單,把所有突然出現的想法、事件,不經思考的都先放進去,這樣大腦就暫時先不用煩惱這些事還沒完成或等等忘記怎麼辦。

執行的方法也很簡單,只需要直接紀錄在紙上或是手機內建的備忘錄,盡量流程越簡化越好,因為我們的目的是為了解放大腦,不是讓自己的負擔越來越大。

時間管理技巧的本質並非管理時間,這 3 大核心概念才是真正重點!
清空大腦範例圖

實際執行這項清空大腦清單時,有一個我覺得很特別的地方:當下記錄清單時,通常會覺得每件事都非做不可,但當你放個 2、3 個小時再回去看時,對待事情的觀感就會有些差異,會更能理性的判別哪些事該做、不該做以及該什麼時候做。

限制自己的工作時間

除了會被其他事情打斷專注力外,我們也容易因為「拖延症」降低專注力。

這項原則是我在 WFH 之後所領悟到的,無論你有沒有一個明確的下班截止期限,都盡量為每件事情設定一個預設完成時間。

比如我現在要做一篇貼文的素材圖片,就直接按 1 個小時的計時器給自己,通常在時間的壓力下,你會提升自己的專注力,盡力產出一定的成品(當然,設定時間的前提是你要先了解自己大概會花多久時間在這項任務上)。

重點是,別讓工作時間無止境延長,覺得沒做完就晚上再做、晚上沒做完就熬夜再做(我之前真的很常有這種心態)。

你給自己多少工作時間,決定了你會投入多少專注力。

而控制時間還有另一個層面的原因,是為了讓我們保留一定的時間休息,維持穩定的精力。

時間管理技巧 3:管理精力

《伊索寓言》中有一則故事是〈生金蛋的鵝〉,描述有位農夫擁有一隻每天會下一顆金蛋的鵝,後來農夫致富後覺得一天一顆太慢了,於是就把鵝殺了,想取出他肚子裡的金蛋,結果發現一顆金蛋也沒有,而鵝也死去無法在產金蛋了。

這則故事在《與成功有約》(註解三)一書裡,史蒂芬柯維做了一個很好的詮釋,他將鵝比喻成產能(你的精力),金蛋則是產出(良好時間管理、高效生產力),兩者應該要平衡,才能達到真正高效能的時間管理。

找到你的「生理黃金時段」

想要好好運用精力,一個很有技巧的方法就是找到自己的「生理黃金時段」,山姆卡本特(Sam Carpenter)在其著作《Work the System》(註解四)中層提出這個概念,找到一天之中你最有生產力的時刻,排進最重要的事,你自然就能花最少的時間完成最多的事。

而《最有生產力的一年》(註解五)作者克里斯.貝利也在他的網站上提供了精力水平時間表(註解六),協助你紀錄、找出自己的「生理黃金時段」,歡迎大家一起去下載來試試。

建立你的睡眠時間及早晨儀式

睡眠對於精力恢復的好處自然不在話下了,但除了好好睡覺之外,你也可以試試看自由組合各種睡眠時間,找出最適合自己的生理時鐘。像我自己就是在 12 點左右入睡、 7 點左右起床是最合適的狀態。

最後,也推薦想要平靜心靈、穩定精力的你試試看建立自己的「早晨儀式」,早晨儀式他就像是開機狀態一樣,給予自己一段時間慢慢地甦醒過來、迎接一整天的挑戰。

我自己執行早晨儀式的內容包括:刷牙梳洗、簡單運動、靜心冥想、寫反思日記與今日待辦。

在具體執行後,發現確實能夠提升思緒的清晰度,穩定度也會比較高,不會一起床後就覺得很焦慮有很多事情要處理。

總結:知識經濟時代,你該管理的不是「時間」了

看到這裡,會不會覺得時間管理背後的核心似乎更像是「自我管理」,在這個「產能」比「產量」更重要的知識經濟時代,好好地運用自身資源、專注在真正該做的事情上,即使每天完成的任務沒有以前的多,其實還是發揮了更大的價值與意義哦。

如果你想開始提升自己的時間管理能力,額外給你一個小作業,現在就先把自己的所有待辦事項列下來,並使用時間管理四象限做劃分,試著刪掉一些並不符合你生涯規劃的事項。

若對文章有更多想法,也歡迎 點此私訊 一起討論,期待我們都能有效掌握時間管理,留下更多時間給真正重要的事:)

參考資料

  1. 註解一:時間“四象限”法
  2. 註解二:蔡加尼克效應
  3. 註解三:《與成功有約 : 高效能人士的7個習慣》
  4. 註解四:Work The System
  5. 註解五:《最有生產力的一年》
  6. 註解六:A template to track your energy

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