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高永祺:知識產品化專家
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【跨領域知識03】你知道你的腦力,都浪費在回憶嗎?4步驟建立「個人知識管理庫」

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首先問你一個問題:「你在解決問題時,花多少腦力在回憶?多少腦力在分析?

這是昨天一位厲害的前輩對我提出的疑問,這讓我思索了良久,我回答:「應該是各一半。」

接著前輩搖搖頭,跟我說:「我只有10% 時間花在回憶。」

這讓我震驚,因為代表著我還在回憶時,他早已進入了分析狀態,能夠審度、思考的條件比我更加完善,大大影響了我們最終決策與策略品質的差異。

然後他跟我介紹了,他已經做了超過十年的功課「建立個人知識管理庫」,也就是把他學到的知識、看過的資訊、想到的點子,都變成文件儲存起來,讓他可以隨時快速調用。

為什麼你需要建立個人知識管理庫?

為什麼你需要建立個人知識管理庫?

再談談好處前,我們先說缺少個人知識管理庫,對一個知識工作者的缺點:

  1. 你會浪費很多專注力,在回憶過去的知識
  2. 如果你不幸遺忘,等於浪費過去投入的學習時間

我們大腦一天的專注力總量是有極限的,如同開頭所說,你浪費越多在回憶,就等於你能進行分析的專注力就越少。

另外大腦也非常容易遺忘,相信你曾經有過:「這個知識我知道好像跟什麼有關,但我忘了…」的感受,如果是聊天還無所謂,但如果發生在創意或解決問題的發想上,那就只能對你說聲遺憾了。

但如果有了知識管理庫,不只情況不同,我們能擁有的好處,遠比想像的多:

  1. 效率:加速找出、使用相關知識的速度。
  2. 積累:免除遺忘風險,讓自己應用過去學習的成果。
  3. 創意:曾經想過、但當時用不到的點子,能夠帶給你創意的啟發。
  4. 成長:幫助自己優化過去的作法,讓自己不斷成長

4步驟建立個人知識管理庫

4步驟建立個人知識管理庫

在跟前輩對談完後,我燃起了對知識管理庫的興趣,進行研究後發現「知識管理」一詞,源自於最早源於 90年代的加州安德森管理學院的探討,哪時的人們正苦惱於網路資訊大爆炸(現在的我們還是一樣),網路資源豐富,而雜訊也相當多,造成了人們在收集、應用知識上,有著嚴重的時間管理問題

而在研究過個人知識管理先驅密利克大學的 Paul A. Dorsey 教授的個人知識管理七個技巧後(包含:檢索、評估、組織、分析、表達、保證、協同),針對「建立個人管理庫」我歸納了一些方法,並進行了嘗試,下面以今天讀到的一篇〈「舌戰群儒」的技術分析〉「比爛的技巧」部分筆記為例:

步驟1. 資訊記錄:記錄覺得有用、有意義的資訊

(此處太長略過)

步驟2. 重點整理:用自己話,重新論述重點

  • 被主動攻擊時,要創作反作用力,彰顯對方的無知。
  • 比爛的原則:華人重視動機、情操,遠勝於成果勝敗。
  • 比爛的方法:要用歷史英雄來比爛;不能跟對手比爛,他不配。

步驟3. 方法歸納:根據重點,歸納出如何應用的方法

  • 如果被攻擊曾經犯錯的反駁:愛因斯坦也誤判過「上帝不會擲骰子」,沒有人是全知全能的。
  • 如果被攻擊沒有名氣的反駁:Lady Gaga 也曾跳過脫衣舞,所有名人都是從無名小卒開始。

步驟4. 優化反思:如果有實際執行後,思考下次如何讓做得更好

  • 愛因斯坦的有人聽不懂、而且沒有正面意義,下次要以大眾通俗、而且結果良好的案例為主,修改為:賈伯斯讓 Apple 賠過幾億美金,但也是他讓 Apple 成就傳奇,創新的嘗試,總是難免犯錯。

日後使用

在進行完四步驟後,日後面對要進行反駁、比爛的情況時,我們就可以搜尋個人知識管理庫、查閱相關的知識,儘管可能對應的情境無法直接應用,我們也能夠在此之上迅速補充欠缺的資訊,再進行解決問題的應用

一方面加速我們解決問題的效率,同時也能再把新補充的資訊,歸納進知識管理庫,讓我們能在過去的基礎上優化成長

結語:開始建立你的個人知識管理庫吧!

【跨領域知識03】你知道你的腦力,都浪費在回憶嗎?4步驟建立「個人知識管理庫」

這篇個人知識管理庫的分享,是希望能夠減少我們浪費在回憶上的專注力消耗,讓我們能多專注在分析思考,而個人知識管理庫能收納的知識,除了範例的學習內容,也能把我們日常的點子、覺得不錯的資訊、工作的思考通通收納進去

我們不必一開始就要求每個資訊,都要做到方法歸納與優化反思,至少先開始試著資訊記錄與重點整理讓未來想到時能夠找到、同時也幫助自己消化資訊,這就是一個不錯的開始。

推薦延伸閱讀:《「iOPF」學習法》

Bonus:個人知識管理庫簡報+練習小題目

【跨領域知識03】你知道你的腦力,都浪費在回憶嗎?4步驟建立「個人知識管理庫」
【跨領域知識03】你知道你的腦力,都浪費在回憶嗎?4步驟建立「個人知識管理庫」

如果你想開始建立個人知識管理庫,或者想收藏這份簡報檔,歡迎下載後參考練習並寄給我,我會回復我的建議!

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至於知識管理庫適合的線上工具,由於各家優缺網路上有許多資訊,我就不一一介紹,但分享我目前使用的是 Apple 內建的備忘錄與 Obsidian

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