《高產出的本事》心得,想當自己時間主人的上班族們,你需要的是模組化的框架

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你是否經歷過下面三種情境?

1. 好不容易結束了今天最後一個電話會議,想好好喘口氣,看到收信匣上最新的一封信:Tom,高階明天想要了解我們的專案成果報告,下班前先交個初版來討論一下。

眼看著距離下班時間只剩一個多小時,胃裡頓時開始翻攪起來……

2. 提案會議上,主管對著螢幕上的PPT,一句話都沒說,氣氛的尷尬可想而知,主管回應:「我覺得少了些什麼?分析不夠全面,你們回去再想仔細一點,我們再討論。」

腦袋都快被抓破的Maggie,只能抱著電腦回到座位上,重新按下「開啟新檔案」,繼續奮鬥……

3. 聽到主管喊了一聲:「老李,進來一下。」「你把之前叫你做的外部標竿分析很快說一下,等下我要去跟高階報告,他們可能會問到。」「老闆,你等我一下,我拿一下電腦。」

「不用電腦,直接說,我只有5分鐘。」心裡冷汗不斷,開始支支吾吾的說明……

上班族低產出的原因

每天跟在時間和PPT後面賽跑的我們,產出、簡報最大的痛點莫過於「邏輯表達的能力不夠」,和「時間不夠」。



而最近找到一本書,覺得真的是大公司上班族的救星,就是劉奕酉老師的《高產出的本事》。

邏輯表達的能力不夠,覺得時間不夠,追根究底,是我們沒辦法馬上提取、應用「適用的架構」,整合現有的資訊,呈現一目瞭然的洞見。

我曾經問過一個設計系的朋友說:「我覺得我的美感很不好,我要怎麼增加自己的美感呢?」她想了一下,回答我:「你得先多看美的事物。」

同理可證,要能有邏輯性的表達,如果有什麼好的架構可使用都不知道,就無法開始。

適用的架構需要有兩個元素:第一個是需MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,能做到不重疊、不遺漏的分類),第二個是要跟當下問題的需求符合。

上班族高產出的4種模組框架

書中老師不藏私的直接提供八個上班族,在表達上可以馬上應用的框架。



我個人覺得上班族最常使用到的是下面第4、6、7、8的框架。



(4) 空間框架:以規模大小、距離遠近來劃分內容



通常會使用在年度的產業或議題分析報告,由全球經濟、到各地區(洲)、到台灣的影響,循序漸進的去縮小認知的距離。



(6) 議題框架:言之有據的價值主張或論點



通常會使用在季度或年度策略報告中,用一句話說明論點或建議,並用理由和實例佐證,最後重申論點。以最近遠距工作的話題來說,人資的主張可能是「未來我們需要採取Hybrid混合式的上班模式。」



(7) 問題框架:問題的解決對策與應用



想成為老闆的左右手,猜中老闆現在最苦惱的問題,並提出解方,是最直接的方法。

如果對象是是高階主管,問題要跟如何提高營收和獲利、市佔率、和顧客留存率;如何降低成本、上市所需時間、及風險等有關,才能吸引到他們的注意力。



(8) 課題框架:展現成果價值與達標難度



書中提到想讓人覺得你是個靠譜的人,就要做到「凡事有交代、漸漸有著落、事事有回音。」而懂得在例行的週會中,簡要的交代背景、任務、行動、成果,就能加分。

除了表達上的框架,也可以多收集自己職位有關的框架。

以人資來說,我們常用的有3P模型「Product、People、Process」、核心流程「選訓育用留」,和HR三支柱模型(COE、HRBP、SSC)等。

當選用到適合的模組化框架後,剩下的功夫就是不斷的練習,到每次有人提出需求,可以很快地從腦中提取適合的架構,然後用視覺化的圖表呈現,縮短產出的時間。

高產出的本事
《高產出的本事》心得,想當自己時間主人的上班族們,你需要的是模組化的框架

結語:利用模組節省時間節省心力

劉老師的書除了邏輯框架外,也講解了高輸出的心法,和如何用視覺化的圖表,畫到人的心坎裡。


上班族想要拿回自己時間的主控權,不是只靠咖啡和加班,而是如何找尋、拓展可用的資源,用少少的時間,達成同樣的成效。

收集、認識、應用模組化的框架,是我們都可以做到的方法。

孤獨並不源於我們身邊無人圍繞,而是源於我們無法表達,對於我們來說重要的事情。

期望我們花的時間都是在那些對於我們來說重要的事情!

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