過去我在時間管理上一直有個疑問「時間這麼一個抽象的東西，到底該怎麼管理？」
當時很想掌握時間管理技巧的我，以為好好善用時間，就是把自己的時間填滿、盡量完成更多的事，但到頭來，還是有種無法好好掌握工作生活的感受？
直到研究了一些時間管理的技巧、法則後，才發現他們在談的都不是管理「時間」，而是在
- 管理重要性：把時間花在真正重要的事情上
- 管理專注力：讓真正重要的事能專心被完成
- 管理精力：保持動力與能量，讓真正重要的事能專心被完成
我自己親身實踐管理好這三大重點後，時間掌握感確實有效提高。因此，期待能透過這篇文章幫助被時間追著跑的你多擁有一點餘裕。
時間管理技巧 1：管理重要性
不知道你有沒有過這樣的感覺，即使每天行程排滿滿，感覺似乎完成滿多事的，一整天下來仍然覺得空虛，缺乏對工作生活的掌握感。
會有這樣的心理狀態，很可能是你心中覺得有更重要的事必須去做，但每天在完成的卻是一些無關緊要的事。
運用時間管理四象限，分清楚「緊急」跟「重要」的事
當我們接收到任務或待做事項時，先不急著把他排進每日行程裡，試著攤開時間管理四象限─艾森豪矩陣（註解一），釐清每件事的「重要性」跟「緊急性」。
以我自己為例，本週我想完成的待辦事項有以下：
- 買油漆組
- 剪輯Podcast音檔(EP31-35)
- 上架Podcast音檔+撰寫簡介(EP31-35)
- 讀《與成功有約》並分享心得
- 打包搬家行李
- 打掃+佈置新家
- Podcast行銷宣傳素材(EP31-35)
- Podcast受訪者邀約
- 做瑜伽
- 完成寫作策略地圖
- 規劃研所目標
- 看斯卡羅
- 上線上課程
- 研究知識管理
接下來我就會依據以下評斷標準：
- 重要的事：高報酬率、對未來有價值、符合我人生規劃的事
- 緊急的事：通常有deadline，不做可能會影響到他人或造成其他困擾的事
來劃分出我的時間管理四象限：
重要性不只是當下，更要看自己的職涯
很特別的是，因為開始使用時間管理四象限後，我發現當前工作所做的任務幾乎不符合我的重要性原則。
我未來並沒有想成為音頻剪接師的規劃、持續做 podcast 企劃負責人也耗費了我許多時間去做那些真正重要的事，於是我就決定離職了XD
因此我認為這裡的「重要性」不只是評估當下感覺重要的事，在我們沒有認真思考過前，其實很容易覺得每件事都「重要又緊急」，像是為了維持 podcast 節目順利營運，每週的音檔確認及上架看起來的確重要又緊急，但若拉長遠自身的生涯規劃、價值取向來看，他可能就落入了「緊急但不重要」的項目裡了。
推薦你閱讀：為什麼很多人做不好自己的職涯規畫？4大職涯規劃困難分析給你聽
根據重要性分配待辦清單
用時間管理四象限盤點完週計畫後，我會再根據這四象限安排每日的 To-Do List：
- 「重要但不緊急」的事每天至少安排一項，因為這些事是最需要長遠累積、真正能改變你對時間掌握感的事。
- 第二順位處理「緊急又重要」的事情，讓工作事項還是能順利推進。
- 再來才是「緊急但不重要」的事，且這類事情也可以評估看看是否能外包給別人做。
- 最後是「不緊急也不重要」的，雖然這類事情看似不太該做，但或許也可以轉化一下，讓他成為「休息清單」，有時我們還是需要放空、無所事事一下的。
推薦你閱讀：做事有拖延症？你該先學會任務管理，再來談時間管理！
做好重要性管理後，你已經知道該將時間花在哪些事情上。不過，知道該做什麼，並不一定代表我們會在時間內順利完成，而這就要談到第二個核心概念 ─ 專注力。
時間管理技巧 2：管理專注力
「分心」是從學生到職場一直困擾著許多人的問題，尤其在大量資訊穿梭的現在，我們實在很容易被突如其來的想法、事件、訊息打擾。
像我自己在寫這篇文章時大概就有分心了 2、30 次吧，總是會突然想到要去洗個衣服、查資料時看到別的有趣文章或是跳出電子報通知好奇又點進去看，這些轉移的注意力大大降低了我們的生產力，使得工作時間無止盡的拉長、挫敗感也越來越高。
創建一個「清空大腦」清單
心理學上有一種現象叫做「柴嘉尼效應」（Zeigarnik Effect）（註解二），指的是我們對未完成任務的記憶度較高，也帶給我們較多的精神壓力。當我們心中一直覺得有件事懸在那裡未完成時，就容易影響到現在手上正在做的事情。
為了讓腦袋減壓，我創建了一個「清空大腦」的清單，把所有突然出現的想法、事件，不經思考的都先放進去，這樣大腦就暫時先不用煩惱這些事還沒完成或等等忘記怎麼辦。
執行的方法也很簡單，只需要直接紀錄在紙上或是手機內建的備忘錄，盡量流程越簡化越好，因為我們的目的是為了解放大腦，不是讓自己的負擔越來越大。
實際執行這項清空大腦清單時，有一個我覺得很特別的地方：當下記錄清單時，通常會覺得每件事都非做不可，但當你放個 2、3 個小時再回去看時，對待事情的觀感就會有些差異，會更能理性的判別哪些事該做、不該做以及該什麼時候做。
限制自己的工作時間
除了會被其他事情打斷專注力外，我們也容易因為「拖延症」降低專注力。
這項原則是我在 WFH 之後所領悟到的，無論你有沒有一個明確的下班截止期限，都盡量為每件事情設定一個預設完成時間。
比如我現在要做一篇貼文的素材圖片，就直接按 1 個小時的計時器給自己，通常在時間的壓力下，你會提升自己的專注力，盡力產出一定的成品（當然，設定時間的前提是你要先了解自己大概會花多久時間在這項任務上）。
重點是，別讓工作時間無止境延長，覺得沒做完就晚上再做、晚上沒做完就熬夜再做（我之前真的很常有這種心態）。
你給自己多少工作時間，決定了你會投入多少專注力。
而控制時間還有另一個層面的原因，是為了讓我們保留一定的時間休息，維持穩定的精力。
時間管理技巧 3：管理精力
《伊索寓言》中有一則故事是〈生金蛋的鵝〉，描述有位農夫擁有一隻每天會下一顆金蛋的鵝，後來農夫致富後覺得一天一顆太慢了，於是就把鵝殺了，想取出他肚子裡的金蛋，結果發現一顆金蛋也沒有，而鵝也死去無法在產金蛋了。
這則故事在《與成功有約》（註解三）一書裡，史蒂芬柯維做了一個很好的詮釋，他將鵝比喻成產能（你的精力），金蛋則是產出（良好時間管理、高效生產力），兩者應該要平衡，才能達到真正高效能的時間管理。
找到你的「生理黃金時段」
想要好好運用精力，一個很有技巧的方法就是找到自己的「生理黃金時段」，山姆卡本特（Sam Carpenter）在其著作《Ｗork the System》（註解四）中層提出這個概念，找到一天之中你最有生產力的時刻，排進最重要的事，你自然就能花最少的時間完成最多的事。
而《最有生產力的一年》（註解五）作者克里斯．貝利也在他的網站上提供了精力水平時間表（註解六），協助你紀錄、找出自己的「生理黃金時段」，歡迎大家一起去下載來試試。
建立你的睡眠時間及早晨儀式
睡眠對於精力恢復的好處自然不在話下了，但除了好好睡覺之外，你也可以試試看自由組合各種睡眠時間，找出最適合自己的生理時鐘。像我自己就是在 12 點左右入睡、 7 點左右起床是最合適的狀態。
最後，也推薦想要平靜心靈、穩定精力的你試試看建立自己的「早晨儀式」，早晨儀式他就像是開機狀態一樣，給予自己一段時間慢慢地甦醒過來、迎接一整天的挑戰。
我自己執行早晨儀式的內容包括：刷牙梳洗、簡單運動、靜心冥想、寫反思日記與今日待辦。
在具體執行後，發現確實能夠提升思緒的清晰度，穩定度也會比較高，不會一起床後就覺得很焦慮有很多事情要處理。
總結：知識經濟時代，你該管理的不是「時間」了
看到這裡，會不會覺得時間管理背後的核心似乎更像是「自我管理」，在這個「產能」比「產量」更重要的知識經濟時代，好好地運用自身資源、專注在真正該做的事情上，即使每天完成的任務沒有以前的多，其實還是發揮了更大的價值與意義哦。
如果你想開始提升自己的時間管理能力，額外給你一個小作業，現在就先把自己的所有待辦事項列下來，並使用時間管理四象限做劃分，試著刪掉一些並不符合你生涯規劃的事項。
若對文章有更多想法，也歡迎 點此私訊 一起討論，期待我們都能有效掌握時間管理，留下更多時間給真正重要的事：）
參考資料
- 註解一：時間“四象限”法
- 註解二：蔡加尼克效應
- 註解三：《與成功有約 : 高效能人士的7個習慣》
- 註解四：Ｗork The System
- 註解五：《最有生產力的一年》
- 註解六：A template to track your energy
