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任務管理有效解決拖延
PanDa:躍遷實踐者
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總是做事拖延?你該先學會任務管理,再來談時間管理!

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從小到大,我總是有做事拖延的問題,原本以為只是無傷大雅的壞習慣,但直到前陣子因為拖延導致合作夥伴的困擾,才讓我下定決心要認真想辦法改善。

而我最近才領悟到,其實「任務管理」才是解決拖延的根本,有效進行時間管理的核心關鍵!

那些我失敗的時間管理方法

嘗試過許多時間管理方式,但仍嚴重拖延

不確定多數人是否跟我一樣,其實不是沒有想過要解決拖延問題,而是找不到方法。

以我自己為例子,其實已經上過一些時間管理的課程,也了解過不同的時間管理工具、專案管理工具,但仍然無法有效的解決拖延問題,仍然使用所謂「番茄醬工作法」將所有任務擠到最後一刻才努力追趕。

向時間管理大師學習

這次讓我深受啟發的課程,是由電腦玩物站長 Esor 分享的時間管理方法,她目前共有超過 5000 篇文章、 2 億 2000 萬瀏覽、出版了 7 本書達成 12 萬以上的銷量,並且親自講課超過 500 多堂課程。

聽起來是位成功的作價或是部落客對嗎?

其實,這些都只是 Esor 的副業,利用下班之後的時間所做出來的成果。而 Esor 是城邦創意市集出版社的副總編!

再如此繁忙的情況下,還能利用時間造就出這麼多的優質結果,不禁更讓人好奇 Esor 究竟是如何做到的?怎麼會有這麼多時間做出這麼多的事?還是其實 Esor 有兩副身體,能夠在一副身體睡覺時,另一副身體就起床做事?

不單純是好習慣,更有一套好系統

這次時間管理的課程心得,首先讓我有一種原則性的領悟。

過往雖然學習過時間管理的工具、APP 和方法,但是都是單點的累加,每次都是運用「意志力」去逼自己使用方法、去管理時間,而人的意志力都是有限的,當然很容易就會有半途而廢的情況。

而 Esor 站長的時間管理術,不單只是一種方法,更是一套有效的系統,讓我們可以跳脫用意志力去逼迫自己,而是順著系統的輔助,在減少壓力的情況下持續推進任務管理,有效解決拖延。

時間管理的核心:任務管理

任務管理的本質

就像設計產品,最終的產出會有美觀程度、使用者操作流暢度兩個面相,如果花費了大把預算,卻只考慮其中一個層面,就容易忽略另一個進而導致產品失敗。

時間管理和任務管理,其實就像是設計產品,背後都是要達成目的(例如提升效率、有效完成事情),而任務管理跟時間管理兩者都非常重要,只是過往坊間都過於以「時間」為主,忽略了要考量任務本身。

任務管理的具體作法:有效拆解

想要有效的進行任務管理,就需要對任務有清晰的瞭解,而具體的作法即是拆解任務,意即把一項大任務拆解成多個小任務。

例如,以「在商葉思維學院辦一場線上活動」為舉例,就可以初步拆解為確認活動目的、訂定活動性質、規劃活動內容、邀請來賓、宣傳活動等。

而進一步用其中的「確認活動目的」為例,又可以再拆解為 1.擬定初步想法、2.跟團隊討論共識、3.向主管確認可行性等,透過拆解來將任務變得更加具體可執行。

(延伸推薦閱讀:5 張圖搞懂 MECE分析法,有效拆解問題!

當我們將接手的一個大任務進行拆解,拆解完可能會變成有 30 項、甚至 100 項子任務要進行,自然而然就能感受到任務必須及早開始才能完成,從最源頭就減少了拖延的慾望。

換個角度來說,雖然任務看起來很多很可怕,但是我們只要一步步的慢慢推進任務,其實就能有效、舒適的把任務完成,而避免在最後幾天才發現要做的事情比想像的還要多。

拆解任務的3大好處

其實有效的任務管理方法,能為我們帶來 3 大好處。

提升動力:更加積極

如同前述,如果覺得只有「一件事情」要做,就會想說只要在期限之內完成即可。可是如果經過拆解後變成有「數十件任務」要處理,自然會督促我們更早的去解決。

降低阻力:減少藉口

有些時候,其實不是我們想要拖延,而是因為無力可施。

例如想要運動,但空檔的時間不夠,就沒辦法有時間去執行,完成原定的運動計畫;又例如辦活動,要先「確認活動目的」,可是卻湊不出團隊成員都有空的兩個小時,因此導致延宕。

這時候透過拆解,就能將原定兩小時的任務,拆解成可能 15~30 分鐘不等的任務,讓我們減少不做的藉口,有更多的機會去推進完成,同時也讓更多瑣碎時間變的可利用。

行動即成果

有效的拆解,應該要讓每一件任務都能產生價值。

假設想要推進「寫一篇文章」這個任務,那麼拆解成「回到家,先打開電腦跟記事本」是不行的,不是因為沒有人用記事本寫文章,而是因為打開記事本這件事情沒有產值。

而如果拆解成「回到家,要先想好文章的主題並寫下來」雖然同樣是一個小任務,但是就有明確的成果產出。

透過有效拆解的任務管理,就能用相對輕鬆的方式,持續地推進成果,進一步有效的完成任務。

進行任務管理,拆解任務的3大好處
總是做事拖延?你該先學會任務管理,再來談時間管理!

總結:想要做事不拖延,任務管理最優先

如果你也跟我一樣總是拖延,找不到改善的方式,或許換一種思維,從「時間管理」跳脫到「任務管理」是個值得嘗試的好方式。

本次的課程還有其他許多精采部分,包含建立管理系統、有效的發展成功故事(能更加提升動力),都推薦對於時間管理有興趣的人,直接到商業思維學院中觀看這堂課程。

(課程資源請點此:下班學習必知的時間規劃術-電腦玩物站長 Esor

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