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高永祺:知識產品化專家
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為什麼專案失敗檢討會議,總在浪費時間?

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我們都知道失敗為成功之母,但只知道失敗我們永遠無法成功,重點是:「如何讓失敗,能化為成功的養分?」

關鍵似乎在「檢討失敗」:檢討在這次的失敗裡我們學到什麼?如何讓未來更好?

可檢討失敗在個人管用,通常到了多人合作的組織,只會成為另一個失敗的開始。

當這次的線上銷售專案失敗、出了問題,身為負責人的你,招集了相關的品牌行銷、廣告投放人員,準備招開一場檢討會議,然後說:「來吧,我們不要互相指責,讓我們一起思考如何解決線上銷售專案失敗的問題!」

「沒問題!」才怪,這只是神話,不要互相指責、以事實為基礎、一起解決問題、一起進步,這些完美的檢討會議準則,都是違背人性的幻想——人性的最優先,就是自保!

在他們聽起來,不要互相指責,就是暗示大家乖乖把背鍋起來,但怎麼可能呢?他們上有老母、下有妻小,背鍋就是要了他們的命(好像也不能怪他們?),於是任何問題只要牽扯到他們身上,立刻就像隻炸開的河豚,渾身是刺、拼命反擊。

想檢討成果的失敗,卻變成時間的成敗

如同芝麻綠豆定律裡說的:「組織的會議中,對於各項議題的討論時間,與議題的重要性成反比。」越不重要的問題(像是咖啡機要買哪個牌子?)大家越認真投入,從功能、保固、性價比,討論到對企業形象的影響(我們的客戶會因為咖啡機品牌,認為我們很低俗呀!)。

但越重要的事(這個問題怎麼解決?這個問題為何會發生?)要不彰顯沈默是金的美德、要不開始進行表演甩鍋——「寧願不說,也不願說錯;寧可丟鍋,也不願改過」這是專案失敗檢討會議常看到的事。

於是會議這場戲,從一開始的默劇片、到中間的驚悚懸疑片、最後差點成了動作片,當然在你心裡這根本就是諷刺喜劇片,於是這場失敗檢討會議,從你預期的一小時找出解決方案,演成三小時的英雄內戰,而且還沒有任何結論。

好不容易會議結束了,你忍不住嘆了口氣,想檢討失敗卻成就了另一個失敗,一寸光陰一寸金,你燃燒三小時的生命,他們卻只會表演沈默是金、檢討要命,你開始後悔自己解決問題就好、開始想找人資換一批正常人——但別傻了,大多人都是這樣的,我們得換個思路。

檢討會議
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從人性下手改造失敗檢討會議

難道就沒有成功的檢討會議嗎?有的,但那些會議的主持人,就像是福爾摩斯(只差沒叼根菸斗)從一步步的詢問裡抽絲剝繭,搭配引導、威逼、利誘,30分鐘內把心理戰、政治戰用得淋漓盡致,讓一切人性的抵抗都顯得毫無意義,然後輕描淡寫的還原整個問題的前因後果、問題核心。

接著再用 30分鐘根據每個問題核心,進行解決問題的安排、規劃,然後各自分配,這簡直是完美的 1小時檢討會議——雖說值得嚮往,但不幸的,我們可能暫時(或者很久)都不具備這種能力,我們最好想點平常又好用的方法

既然是人性的問題,那我們就得從人性下手,如果人員會因為害怕背鍋、自我防衛而不願好好面對問題,那我們不如就一視同人的讓大家一起背鍋,反正人人都有鍋、你錯我也錯,這樣我們就能好好開始面對問題了,別忘了你的重點是「找出解決方法,讓未來更好」

屬於組織合作的問題,你如果先把大家集合一起問「這次出了什麼問題?」通常冒出的問題,會拆分為兩點:

  • 個人執行問題:廣告投放人員的投放金額錯誤、品牌行銷人員不懂數位。
  • 合作溝通問題:品牌行銷人員製作的素材,跟廣告投放人員的預設顧客目標不同。

這種分法會造成,個人執行會因為害怕被罵不敢說、合作溝通會因為害怕被罵互相丟鍋,就像經典的「我就怕被罵呀!」於是造成問題越理越亂,你難以真正解決問題。

為什麼專案失敗檢討會議,總在浪費時間?
為什麼專案失敗檢討會議,總在浪費時間?

逆轉失敗會議的關鍵問題:「你需要什麼幫助?」

比較好的作法,是我們不要「先把大家集合」也不要問「這次出了什麼問題」,我們應該「先給所有相關人員一張問題調查表」,讓他們不會馬上急著開內戰。

然後讓他們填寫「這次問題中,你需要什麼幫助才能做得更好?」在於開會中把這些問題羅列,就能把全部問題,都歸納成大家都有錯的問題

  • 投放金額錯誤->投放金額需要有人幫忙檢核
  • 品牌行銷不懂數位->需要有人教導數位觀念
  • 投放素材跟預設顧客目標不同->需要投放素材的建議、需要目標顧客建議

然後你說一句:「一切的需要幫助,都代表大家沒有好好幫助彼此。」好的,現在大家都有錯了。

接著我們就能開始探討「為什麼需要這個幫助?為什麼沒人給這個幫助?」(其實就是出了什麼問題)以及「如何給予這個幫助?」(其實就是解決問題的方法)

當你使用這個方法進行失敗檢討會議,你會驚訝這種充分利用人性愛甩黑鍋的方法,能讓最重要的「找出解決方法,讓未來更好」比想像中探討得更快,而且只要你秉持有問題就是大家的問題(當然也得把你自己拖下水),還有機會讓組織人員更容易彼此互相協助

檢討會議
為什麼專案失敗檢討會議,總在浪費時間?

結語

「你哪裡需要幫助?」是個好用的小技巧,但這畢竟只是不得已而為之的方法,也無法適用在所有情境,主要是想提供你一個不同的思考點,讓我們可以想想:如何更有效的開一場好專案失敗檢討會議

別忘了愛因斯坦的名言:「所謂瘋狂,就是用重複的方法,卻希望有不同的結果。」

下次開檢討會議,如果怕變英雄內戰,可以試著先說「我們都有錯!」以及「你哪裡需要幫助?」

如果你有任何無效檢討會議的經驗、或者有更棒的方法,歡迎留言分享給我呦!

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