相信你一定經歷過無數次浪費時間的會議，以我個人來說，最痛恨的會議類型就是每當專案結束後的專案檢討會議。
說痛恨一點都不誇張，理論上，專案要結束前應該是最興奮、最令人期待的時期，因爲專即將可看到自己努力了好一段時間的成果即將驗收，或許升遷、加薪的機會就在眼前了！
那麼為甚麼會痛恨呢？我想大家應該都經歷過專案檢討會議的「震撼教育」吧？
在我心中，成功的專案檢討會議有幾個要素：
- 充分的事前準備
- 理性且聚焦的會議討論
- 具體且清晰的會議結論
然而，這幾個要素就僅止於存在你我的心中，恐怕未曾在任何一場你我參與過的檢討會議上同時出現。這是什麼因素，導致我們總是沒辦法進行一場成功的檢討會議呢？
專案檢討會議失敗的三個原因
首先，常見的檢討會議可能會出現以下現象：
- 與會人員沒有充分的準備，無法針對問題回應、甚至現場才在理解問題，導致會議進度緩慢
- 會議沒有明確主題，導致問題太過零碎、發散，根本討論不完
- 專案中發生的問題，會不斷想找是誰導致的，而非思考如何解決問題
- 會議沒有明確結論或後續該做什麼、或者有結論也沒有照做，導致會議根本無效
我想你可能多少都有過上述的會議經驗，而會導致這些現象，主要有三個原因：
- 已經忘記專案執行中發生的事：因為在執行專案過程中沒有完整的紀錄，導致在會議時無法回應問題。
- 只想「有開會」就好的心態：應付的心態使與會人員在開會前沒有充分思考、更別說準備完整的問題與因應的解決方案。
- 沒有建立會後確認的制度：使會議的結論只有文件、沒有執行，導致同樣的問題不斷重複發生，或者無法有效複製成功經驗。
推薦閱讀：為什麼專案失敗檢討會議，總是浪費時間？
成功進行專案檢討會議的 3 訣竅
避免浪費時間的秘訣
訣竅一：真正的檢討不是在專案結束後，而是專案執行的每一天
首先釐清專案檢討會議的目的，是為了讓我們下次要更成功，而要更成功有兩個原則：
- 知道成功的因素是什麼，並建立可複製的模式，讓下一次能沿用這次的經驗
- 知道失敗的原因是什麼，並建立解決問題的方法，讓下一次能避免這次的錯誤
但通常由於沒有每天進行檢討、記錄，導致三十天的專案，會在三十天後才一次性進行回想，我們根本難以回憶清楚過程中發生什麼事，變成對問題的探討只有片面的猜想，沒有明確的因果。
而會讓大家最恐懼、壓力最大的專案失敗檢討，事實上專案失敗根本不該發生，這是由於沒有每天即時的發現問題、解決問題、進行優化，才會導致專案失敗的結果。
如同一個優秀的戰爭指揮官，不會在戰爭結束後才檢討策略，而是在打仗的每一天都會根據狀況進行策略、戰術的微調，才能確保戰爭能邁向勝利。
訣竅二：檢討會議前就該準備好針對議題的方案，並且確認可行
如同《陪你飛一程：科技老鳥 30 年職場真心話》(註1)中所說：「開會不是討論如何解決問題的場合，是達成共識，同步工作節奏的地方」在檢討會議前，所有與會人員不只該準備好針對會議中個議題的解決問題方案，我們最好還要提前與相關人員確認好方案可行的共識。
因為每次的會議都會同時消耗所有相關人員的時間，如果我們沒有準備、現場討論，就等於浪費所有人的時間，去處理一個人本該解決的問題，如果我們有提前與相關人員確認好方案可行的共識，就能加速會議的進行、讓組織的運作可以更加迅速。
而且如果方案的可行性上對方有疑慮，還能先行討論、解決，不會耽擱所有人的時間在會議中「陪公子讀書討論」，去找一個相關人員，頂多是消耗你們兩人的時間，相較於一次消耗所有人的時間，孰輕孰重不言而喻，如果做好這件事，就能彰顯你的幹練。
訣竅三：會議結論的執行，要訂下檢核日期與負責人
當大家做好訣竅一與訣竅二，相信專案檢討會議，就能夠迅速訂出明確的清晰明確的結論，但是光有結論、沒有執行，也等於沒用，所以我們還需要訂下檢核執行成果的日期與負責人。
通常結論的執行，可以歸納成三種：
- 避免再次犯同樣的錯誤：常見是建立防範政策，並進行組織教育、宣導。
- 建立可以複製的成功經驗：常見是建立知識文件，以供未來可以調取，獲釋內部培訓分享。
- 調整方案執行的方法：常見是即時的更動，需要召集執行人員分配工作。
在會議後明確訂下以上三種執行事項的日期與負責人，並預先安排報告的會議，就能有效的確保會議結論能夠被有實際的執行，不會白費這次的會議時間。
你可以從今天就可開始做一件的事：撰寫每天的「專案日記」
當然想要一次做到 3 訣竅並不容易，我們需要循序漸進，讓自己一步步朝著成功的專案件討會議前進，而我們能做的第一件事，就是撰寫每天的「專案日記」，你也不用一定要為了「專案」而寫，可以單純視為是自己的「工作反思日記」，否則容易變成為寫而寫的無效日記，你可以記錄下：
- 今天做的不錯、值得保存、複製的成功經驗
- 今天發生的問題、需要優化的地方，並提出改善的解決問題方法
- 從與別人互動的過程中，觀察出別人需要幫助的地方
第 3 點的用意，是因為專案常有與需要與別人互動、合作的地方，一方面提醒自己要多觀察合作對象的需要、讓專案進展可以更順利，另一方面在未來進行專案檢討會議時，如果要檢討問題，你也有更多線索可以進行判斷問題的成因。
專案日記的進行方式，推薦你可以參考《每天做就會變強的筆記術——用筆記創造知識複利》，只要每天記錄專案的反思，讓專案過程的模糊經驗變成自己的知識，進而創造出強大的知識複利。
想像 30天的專案就能寫出 30篇專案日記的知識複利積累，這將是多麼驚人的成果，而且當專案結束後，你還能輕鬆整理成具有清晰前因後果、歸納整理的專案檢討報告，相信你一定能直接驚艷所有與會人員。
結語：讓我們一起創造成功的專案檢討會議
我們痛恨浪費時間的專案檢討會議，但不代表我們沒有機會改變它，改變的起點永遠是從你我自己開始，世上所有震撼人心的結果，都是起於微小的變革，我也邀請你一起加入創造成功專案討會議的行列，起點從我們撰寫專案日記開始。
如果你有任何問題想分享或討論，歡迎私訊或留言給我，期待我們都能離成功的專案檢討會議越來越近！
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參考資料：
