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成功進行專案檢討會議的 3 訣竅

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高永祺:知識產品化專家
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相信你一定經歷過無數次浪費時間的會議,以我個人來說,最痛恨的會議類型就是每當專案結束後的專案檢討會議

說痛恨一點都不誇張,理論上,專案要結束前應該是最興奮、最令人期待的時期,因爲專即將可看到自己努力了好一段時間的成果即將驗收,或許升遷、加薪的機會就在眼前了!

那麼為甚麼會痛恨呢?我想大家應該都經歷過專案檢討會議的「震撼教育」吧?

在我心中,成功的專案檢討會議有幾個要素:

  1. 充分的事前準備
  2. 理性且聚焦的會議討論
  3. 具體且清晰的會議結論

然而,這幾個要素就僅止於存在你我的心中,恐怕未曾在任何一場你我參與過的檢討會議上同時出現。這是什麼因素,導致我們總是沒辦法進行一場成功的檢討會議呢?

專案檢討會議失敗的三個原因

首先,常見的檢討會議可能會出現以下現象:

  • 與會人員沒有充分的準備,無法針對問題回應、甚至現場才在理解問題,導致會議進度緩慢
  • 會議沒有明確主題,導致問題太過零碎、發散,根本討論不完
  • 專案中發生的問題,會不斷想找是誰導致的,而非思考如何解決問題
  • 會議沒有明確結論或後續該做什麼、或者有結論也沒有照做,導致會議根本無效

我想你可能多少都有過上述的會議經驗,而會導致這些現象,主要有三個原因:

  1. 已經忘記專案執行中發生的事:因為在執行專案過程中沒有完整的紀錄,導致在會議時無法回應問題。
  1. 只想「有開會」就好的心態:應付的心態使與會人員在開會前沒有充分思考、更別說準備完整的問題與因應的解決方案。
  1. 沒有建立會後確認的制度:使會議的結論只有文件、沒有執行,導致同樣的問題不斷重複發生,或者無法有效複製成功經驗。

推薦閱讀:為什麼專案失敗檢討會議,總是浪費時間?

專案檢討會議失敗的三個原因

成功進行專案檢討會議的 3 訣竅

訣竅一:真正的檢討不是在專案結束後,而是專案執行的每一天

首先釐清專案檢討會議的目的,是為了讓我們下次要更成功,而要更成功有兩個原則:

  • 知道成功的因素是什麼,並建立可複製的模式,讓下一次能沿用這次的經驗
  • 知道失敗的原因是什麼,並建立解決問題的方法,讓下一次能避免這次的錯誤

但通常由於沒有每天進行檢討、記錄,導致三十天的專案,會在三十天後才一次性進行回想,我們根本難以回憶清楚過程中發生什麼事,變成對問題的探討只有片面的猜想,沒有明確的因果。

而會讓大家最恐懼、壓力最大的專案失敗檢討,事實上專案失敗根本不該發生,這是由於沒有每天即時的發現問題、解決問題、進行優化,才會導致專案失敗的結果。

 如同一個優秀的戰爭指揮官,不會在戰爭結束後才檢討策略,而是在打仗的每一天都會根據狀況進行策略、戰術的微調,才能確保戰爭能邁向勝利。

成功進行專案檢討會議

訣竅二:檢討會議前就該準備好針對議題的方案,並且確認可行

如同《陪你飛一程:科技老鳥 30 年職場真心話》中所說:開會不是討論如何解決問題的場合,是達成共識,同步工作節奏的地方」在檢討會議前,所有與會人員不只該準備好針對會議中個議題的解決問題方案,我們最好還要提前與相關人員確認好方案可行的共識。

因為每次的會議都會同時消耗所有相關人員的時間,如果我們沒有準備、現場討論,就等於浪費所有人的時間,去處理一個人本該解決的問題,如果我們有提前與相關人員確認好方案可行的共識,就能加速會議的進行、讓組織的運作可以更加迅速。

而且如果方案的可行性上對方有疑慮,還能先行討論、解決,不會耽擱所有人的時間在會議中「陪公子讀書討論」,去找一個相關人員,頂多是消耗你們兩人的時間,相較於一次消耗所有人的時間,孰輕孰重不言而喻,如果做好這件事,就能彰顯你的幹練

成功進行專案檢討會議

訣竅三:會議結論的執行,要訂下檢核日期與負責人

當大家做好訣竅一與訣竅二,相信專案檢討會議,就能夠迅速訂出明確的清晰明確的結論,但是光有結論、沒有執行,也等於沒用,所以我們還需要訂下檢核執行成果的日期與負責人

通常結論的執行,可以歸納成三種:

  • 避免再次犯同樣的錯誤:常見是建立防範政策,並進行組織教育、宣導。
  • 建立可以複製的成功經驗:常見是建立知識文件,以供未來可以調取,獲釋內部培訓分享。
  • 調整方案執行的方法:常見是即時的更動,需要召集執行人員分配工作。

在會議後明確訂下以上三種執行事項的日期與負責人,並預先安排報告的會議,就能有效的確保會議結論能夠被有實際的執行,不會白費這次的會議時間。

成功進行專案檢討會議

你可以從今天就可開始做一件的事:撰寫每天的「專案日記」

當然想要一次做到 3 訣竅並不容易,我們需要循序漸進,讓自己一步步朝著成功的專案件討會議前進,而我們能做的第一件事,就是撰寫每天的「專案日記」,你也不用一定要為了「專案」而寫,可以單純視為是自己的「工作反思日記」,否則容易變成為寫而寫的無效日記,你可以記錄下:

  1. 今天做的不錯、值得保存、複製的成功經驗
  2. 今天發生的問題、需要優化的地方,並提出改善的解決問題方法
  3. 從與別人互動的過程中,觀察出別人需要幫助的地方

第 3 點的用意,是因為專案常有與需要與別人互動、合作的地方,一方面提醒自己要多觀察合作對象的需要、讓專案進展可以更順利,另一方面在未來進行專案檢討會議時,如果要檢討問題,你也有更多線索可以進行判斷問題的成因

專案日記的進行方式,推薦你可以參考《每天做就會變強的筆記術——用筆記創造知識複利》只要每天記錄專案的反思,讓專案過程的模糊經驗變成自己的知識,進而創造出強大的知識複利

想像 30天的專案就能寫出 30篇專案日記的知識複利積累,這將是多麼驚人的成果,而且當專案結束後,你還能輕鬆整理成具有清晰前因後果、歸納整理的專案檢討報告,相信你一定能直接驚艷所有與會人員。

延伸閱讀:《不寫日記,不寫筆記,你今日的努力終將毫無意義》

撰寫每天的「專案日記」

結語:讓我們一起創造成功的專案檢討會議

我們痛恨浪費時間的專案檢討會議,但不代表我們沒有機會改變它,改變的起點永遠是從你我自己開始,世上所有震撼人心的結果,都是起於微小的變革,我也邀請你一起加入創造成功專案討會議的行列,起點從我們撰寫專案日記開始

如果你有任何問題想分享或討論,歡迎私訊或留言給我,期待我們都能離成功的專案檢討會議越來越近!

一起創造成功的專案檢討會議

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